Generelt
om at bruge kataloget til at stille arbejdsmiljøkrav ved udbud og udlicitering

Bekendtgørelse om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser

"Den, der udbyder en tjenesteydelse, skal ved udarbejdelsen af sit udbudsmateriale sørge for, at der er taget hensyn til sikkerheden og sundheden ved tjenesteydelsens udførelse."

Denne bestemmelse i Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser udgør en væsentlig del af baggrunden for dette katalog. Undersøgelser, som viser, at det langt fra er alle udbud, som eksplicit forholder sig til arbejdsmiljøet for dem, der skal udføre arbejdet, når ydelsen er udliciteret, udgør en anden væsentlig del af baggrunden.

Årsagerne til dette kan være mange. En af dem kan være usikkerhed med hensyn til, hvilke krav til arbejdsmiljøet, man som udbyder kan stille. Det er denne usikkerhed, kataloget sigter på at mindske ved at formidle eksempler på fornuftige arbejdsmiljøkrav.

Eksempler til inspiration

Ideen med eksemplerne er, at de skal inspirere udbydere til at formulere deres egne arbejdsmiljøkrav, som passer til det konkrete udbud mv. Meningen er ikke, at eksemplerne skal kopieres direkte, hvilket bl.a. ses af, at der af og til findes flere alternative formuleringer af samme krav.

At eksemplerne skal anvendes med omtanke ses også af, at en stor del af arbejdsmiljøkravene er formuleret uden angivelse af om, hvordan og hvornår kravopfyldelsen skal dokumenteres samt om, hvordan, hvornår og hvem, der skal kontrollere eller følge op på, at kravene overholdes i kontraktperioden.

Vigtige spørgsmål i forbindelse med formulering af arbejdsmiljøkrav

Når en udbyder lader sig inspirere af arbejdsmiljøkravene i kataloget er det således særdeles vigtigt, at udbyder tager stilling til og får formuleret følgende i udbudet:

• Dokumentation:
Skal tilbudsgivere i tilbuddet levere dokumenter, der viser, hvordan det enkelte arbejdsmiljøkrav overholdes, eller som sandsynliggør, at kravet kan og vil blive overholdt i kontraktperioden? Og hvad skal i givet fald præcist beskrives i dokumentationen?

• Dokumentation/Egenkontrol:
Skal valgte leverandør under udførelsen af ydelsen levere dokumenter, der viser, at det enkelte arbejdsmiljøkrav til stadighed overholdes i kontraktperioden? Hvad skal i givet fald præcist beskrives i dokumentationen, og hvor ofte skal denne dokumentation leveres?

• Udbyderkontrol/-opfølgning:
Vil udbyder forbeholde sig ret til at gennemføre kontrol af, at det enkelte arbejdsmiljøkrav til stadighed overholdes i kontraktperioden, f.eks. ved at anmode om dokumenter eller foretage tilsynsbesøg? Hvad skal i givet fald præcist kunne dokumenteres ved kontrollen? Hvor hyppigt skal kontrollen/opfølgningen kunne finde sted? Skal leverandøren stille mandskab (hvem) til rådighed ved kontrollen? Hvor mange ressourcer kan/vil udbyder anvende på at udføre opfølgning/kontrol? Omfanget af arbejdsmiljø- og dokumentationskrav bør tilpasses ressourcerne.

I de tilfælde, hvor udbuddet omfatter flere serviceydelser, som for eksempel rengøring og vinduespolering, er det vigtigt, at udbyder tager hensyn til sikkerheden og sundheden ved udførelsen af alle serviceydelserne. Det kan således være hensigtsmæssigt at sondre mellem serviceydelserne, når der formuleres arbejdsmiljøkrav.

Vægtning af arbejdsmiljøkrav

Ved en vægtning af arbejdsmiljøforholdene er det væsentligt, at udbyder holder sig for øje, om det/de arbejdsmiljøkrav, som udbyder stiller, er

(1) en eksplicitering af noget lovpligtigt

(2) et krav, der enten ikke er lovgivet om, eller som rækker ud over arbejdsmiljølovgivningen.

I det første tilfælde skal den dokumentation, som tilbudsgiver eventuelt skal levere som bevis på, at lovkravet vil blive overholdt, ikke gives point ved en vægtning. Forklaringen er, at alle tilbudsgivere skal kunne overholde loven. Kravet bør derfor ses som et ”on-off” krav, hvor der kun indgås kontrakt med en tilbudsgiver, der kan overholde loven.

Eksempelvis kan en udbyder have krævet dokumentation for, at tilbudsgiverne kan og vil etablere det antal sikkerhedsgrupper hos udbyder, som er lovpligtigt. Sådan dokumentation bør ikke tildeles point ved en vægtning af tilbudene.

Udbyder kunne imidlertid også have stillet krav om, at den valgte leverandør skulle etablere flere sikkerhedsgrupper end lovpligtigt. En dokumentation, hvor tilbudsgiverne beskriver, hvor mange sikkerhedsgrupper de vil etablere, og f.eks. hvordan grupperne vil blive fordelt på de adresser, ydelsen omfatter, kunne modsat godt tildeles vægt og være en konkurrenceparameter. Når der så skrives kontrakt med den tilbudsgiver, der har leveret det ”økonomisk mest fordelagtige” tilbud, skrives det lovede ind i kontrakten, og udbyder følger op ved at se dokumentation for, at sikkerhedsgrupperne reelt er blevet etableret og fordelt geografisk som beskrevet.